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Ecrit par Mélanie • Le 03/03/2020

Optimiser son temps au bureau : comment (enfin) y arriver ?

Ce n’est pas toujours facile d’optimiser son temps au bureau. Pourtant, des méthodes simples et faciles à mettre en place au quotidien existent.

Gestion de l'entreprise . Optimisation productivité. Temps de travail. Organisation. vie professionnelle

En entreprise, il est important de savoir gérer son temps afin de rester performant et concentré. En effet, une meilleure organisation évite les pics de stress, l’énervement ou l’épuisement au travail. Il existe de nombreuses méthodes et astuces pour arriver à structurer ses journées au bureau efficacement. Voici quelques conseils pour ne plus se laisser prendre par le temps et travailler de manière plus efficace. 

Gérer son planning pour être plus productif et plus serein

Pourquoi est-il si important de savoir optimiser son temps au bureau ? Cela permet d'éviter les interruptions qui retardent la réalisation de la tâche ! En effet, lorsque l’on se laisse déconcentrer par une notification, un mail ou encore une multitude d’onglets ouverts sur son ordinateur, le risque est de se disperser. Retourner à notre tâche exige de notre cerveau un effort pour se replonger dans l’activité. On perd ainsi inutilement plusieurs minutes à la fin de la journée.

Planifier 100 % de sa journée n’est pas indispensable. En pratique, cela paraît même compliqué, car certains facteurs extérieurs peuvent intervenir et bousculer le planning fixé. L'idéal serait d’arriver à prévoir 70 % de ses actions afin de mieux faire face aux imprévus et aux aléas professionnels :  

  • Problème avec un logiciel.
  • Réunion plus longue que prévue.
  • Train annulé.
  • Imprimante en panne.
  • Collègue absent.

Dresser des to do list

Alors, avant de se lancer tête baissée dans le travail, il est nécessaire d’organiser sa journée de travail. Le conseil de Brian Tracy(1) consiste à commencer par « avaler son crapaud ». Il entend par là, de commencer par la tâche la plus pénible, mais qui aura l’impact le plus conséquent sur son travail.

Pour optimiser son agenda, on pourra aussi prendre exemple sur Eisenhower et sa matrice de gestion du temps. Souvent utilisée par les managers et Top Managers, cette matrice permet de prioriser ses actions et de hiérarchiser de manière objective les tâches sur la journée. Elle est scindée en 4 parties : 

  • Ce qui est important et urgent : à réaliser en priorité.
  • Ce qui est important, mais non urgent : à planifier dans son agenda.
  • Ce qui est urgent, mais pas important : à déléguer.
  • Ce qui n’est pas urgent et pas important : à abandonner.

Il convient de se concentrer sur les missions importantes et urgentes dans un premier temps. Cette matrice apprend aussi à déléguer les tâches urgentes qui n’ont pas un impact fondamental sur son propre travail : un appel à passer, un renseignement à donner à un collègue, une réservation à effectuer… 

Savoir déconnecter pour gagner du temps

 Contrairement à ce que l’on pourrait croire, regarder régulièrement ses messages et y répondre n’est pas signe de productivité. Au contraire, il s’agirait plutôt d’une certaine forme de procrastination. C’est une perte d'énergie inutile et on perd du temps qui pourrait être utilisé pour travailler efficacement. En effet, 26% des salariés consacrerait plus d’une heure par jour à la consultation de leurs mails (2) !

Pour être productif et offrir un travail de qualité, il est également nécessaire de savoir se déconnecter. Voici nos conseils pour ne pas se laisser envahir par les innombrables interruptions quotidiennes :  

  • Consulter ses e-mails personnels uniquement 2 fois par jour pour réduire les coupures contre-productives.
  • Faire le tri dans ses messages reçus : mails d’informations ou mails d’action (Chaque professionnel reçoit en moyenne 49 mails par jour ! Un tri est nécessaire (3)).
  • Fermer toutes les fenêtres des réseaux sociaux.
  • Désactiver les notifications sur l’ordinateur et sur le téléphone.
  • Mettre en œuvre le droit à la déconnexion au sein de ses équipes.

Savoir déconnecter, c’est aussi savoir prendre du temps pour se faire plaisir. Avec l’application MyEdenred, plus besoin de perdre de longues minutes à chercher un restaurant pour la pause déjeuner. En quelques clics seulement, choisissez votre restaurant préféré pour déguster un délicieux repas entre collègues, à proximité de votre travail. 

Dire stop aux réunions inutiles

Les réunions sont monnaie courante en France. Saviez-vous que les salariés participent en moyenne à près de 10 réunions de 45 minutes par semaine, soit l’équivalent d’une journée de travail par semaine ?(4) 

Pourtant, 71% des cadres estiment que les réunions sont inefficaces (5) et ne mènent pas à de réelles prises de décisions. Elles seraient mêmes contre-productives :

  • Le temps de parole est mal réparti.
  • Les salariés sont peu concentrés et engagés : envoi de mails ou de sms, traitement d’autres dossiers.
  • Les réunions sont peu préparées en amont et donc désorganisées. 

Adopter la technique de la tomate : méthode Pomodoro

 Connaissez-vous les techniques de la méthode Pomodoro(6)? Il s’agit d’apprendre à mieux gérer son temps et d’améliorer son organisation au bureau. Comment ? En utilisant un simple timer (ou l’alarme de votre téléphone) !

Le principe s'articule autour de 3 étapes : 

  • 25 minutes de concentration profonde (sans aucun interruption).
  •  5 minutes de pause : lever les yeux, regarder l’horizon, se lever et aller chercher un verre d’eau, aller voir un collègue.
  • Recommencer le cycle 4 fois.

Pour quels bénéfices ?

  • Mieux appréhender son temps et ses tâches au quotidien.
  • Rester concentré sur une tâche pendant un laps de temps imparti (en l'occurrence 25 minutes).
  • Définir plus finement ses objectifs.
  • Instaurer une véritable routine de travail qui permet de gagner du temps dans son organisation.  

Se concentrer sur l’essentiel

Pour vite aller à l’essentiel, la loi de Pareto ou règle des 80/20 est un outil redoutable d’efficacité. Cette théorie part du principe que 80 % des résultats sont obtenus par seulement 20 % du travail effectué. 

En pratique commerciale, par exemple, on pourra constater que 20 % des clients d’une entreprise lui apporte 80 % de son chiffre d’affaires. En gestion du temps, 20 % des actions génèrent 80 % des résultats. Cette méthode s’applique parfaitement dans tous les domaines de notre vie : professionnel, personnel, relationnel, organisationnel ou commercial. 

En termes d’optimisation du temps : 

  •  Elle permet d’identifier les tâches les plus chronophages sur la journée de travail. 
  • Elle oblige à se concentrer sur les principaux dossiers (20 % des actions) qui permettront d’obtenir le plus d’impact (80 % des résultats). Idéalement, ces tâches prioritaires seront à effectuer en début de journée.
  • Elle suppose de déléguer les tâches accessoires.  

 Gérer son temps au travail est plus complexe qu’il n’y paraît. Mais, avec quelques outils de gestion du temps, il est possible de mieux articuler sa journée. Utilisées au quotidien, ces techniques permettent aux employés et aux cadres de gagner en productivité et en efficacité. Elles offrent ainsi plus de temps et d’énergie pour sa vie personnelle et familiale. 

Sources : 

1- Conférencier et consultant en développement personnel et professionnel. Il est l’auteur de nombreux ouvrages tels que le best-seller Avalez le crapaud.

2- Selon une enquête menée par l'institut BVA avec la société Tryane

3- Selon une étude EMA — Email Marketing Attitude — menée en 2017

4- Étude menée par Barco et Circle Research 2018/2019

5- Sondage réalisé par la Harvard Business Review en 2018

6- Méthode conçue par Francesco Cirillo à la fin des années 1980