Lorsque les membres d’une équipe de travail qui se côtoient doivent soudainement s’adapter à la collaboration à distance, cela peut être difficile. Heureusement, il existe des outils et techniques qui permettent de bien travailler en équipe à distance. Voici les règles les plus importantes à respecter pour un télétravail d’équipe performant.
1. Établir des règles claires avec les membres de son équipe
La première chose à faire est, bien entendu, de déterminer le rôle de chaque membre de l’équipe pour partir sur des bases saines. Si cette règle s’applique également au travail en présentiel, elle est encore plus importante pour travailler en équipe à distance.
Cela permet, entre autres, de s’accorder sur les tâches, les délais et les attentes, afin d’éviter tout quiproquo. Quand on démarre un travail d’équipe, il y a beaucoup de consignes à prendre en compte et les membres de l’équipe peuvent vite avoir un doute quant aux tâches qui leur incombent. Il est donc important de consigner les informations mentionnées ci-dessus dans un dossier en ligne par exemple qui sera consultable à tout moment par les membres de l’équipe. Cette organisation, mise en place par le manager en amont de chaque projet, permet d'améliorer la cohésion.
2. Utiliser des outils adaptés pour travailler en équipe à distance
Aujourd’hui, les logiciels qui permettent le travail d’équipe à distance sont légion au sein des entreprises. Vous aurez donc un vaste choix d’outils de travail collaboratifs en fonction des tâches à réaliser. Voici quelques exemples qui pourront être utiles à votre équipe.
Les outils de gestion de projet à distance
Ces logiciels sont indispensables au bon suivi d’un projet lorsque les membres de l’équipe travaillent dans des lieux différents. Ils permettent de regrouper toutes les informations nécessaires à l’avancée des différentes tâches et par conséquent d'être efficace.
Trello : avec ses tableaux, listes et cartes, Trello permet d’avoir une vue holistique d’un projet et d’en suivre facilement l’avancée par chaque membre de l’équipe. Un vrai gain de temps dans la pratique de son activité.
Notion : il s’agit d’un espace de travail collaboratif tout-en-un qui permet aussi bien de partager des prises de notes ou des nouvelles idées que de créer des tableaux de suivi complexes. Des ressources dans lesquelles un collaborateur pourra venir prendre inspiration à tout moment. Avec Notion, il est aisé de faire circuler les informations au sein de l’équipe et d’améliorer sa productivité.
Les outils de partage de documents
Pour bien travailler à distance en équipe, il faut que chacun puisse facilement avoir accès à l’information. C’est ce que permettent ces outils de partage de documents.
Dropbox Business : avec un espace de stockage sécurisé comme Dropbox, il est simple d’échanger et de partager tout type de documents avec l’ensemble de l’équipe.
Google Drive Business : de même que Dropbox, Google Drive permet le stockage sécurisé de toute sorte de documents sur un cloud afin que chaque membre de l’équipe puisse y avoir accès de n’importe où. Vous pouvez aussi facilement envoyer de nouveaux documents à un collaborateur.
Les outils de communication pour le travail d’équipe à distance
Pour travailler efficacement en équipe à distance, il existe des outils qui permettent de communiquer facilement avec ses collaborateurs, en groupe ou de manière individuelle.
Skype Entreprise : il s’agit de la version Pro de Skype qui permet d’organiser des appels visio avec ses collègues, mais aussi d’ouvrir des tchats avec un ou plusieurs membres de l’équipe. Il est également possible de voir le statut de ses collègues (occupé, absent, ne pas déranger, disponible…), afin de savoir s’ils sont libres pour un appel.
Zoom : voilà un outil qui a connu un essor fulgurant durant le premier confinement. Zoom permet d’organiser des réunions à distance dans des salles de conférence virtuelles.
Google Meet : tout comme Zoom, Google Meet vous permet d’organiser des réunions sécurisées avec vos équipes, partout dans le monde.
3. Communiquer régulièrement avec l’équipe pour faire le point
Grâce aux outils de communication précédemment cités, nous vous conseillons de mettre en place des calls hebdomadaires avec toute l’équipe pour discuter de l’avancée des tâches. Cela vous permettra de repérer les points de blocage et de trouver des solutions tous ensemble grâce à un brainstorming en ligne. Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège des réunions trop longues ou trop fréquentes qui nuisent à la dynamique de l’équipe.
Pour la communication rapide, pensez à créer un tchat de groupe. Cela vous permettra de partager les informations urgentes avec l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez utiliser Skype ou encore WhatsApp (messagerie cryptée et sécurisée).
Pour une plateforme d’échanges, pensez également à Slack qui permet d’organiser ses discussions en canaux et en thématiques, et donc de ne pas disperser l’information.
4. Entretenir l’esprit d’équipe avec des moments de convivialité
Travailler à distance ne veut pas dire travailler de manière isolée. Il est important de maintenir une bonne ambiance de travail à distance. Engager des conversations informelles en ligne permet d’entretenir cette convivialité et de maintenir une bonne dynamique d’équipe.
Pour une pause repas en équipe « comme au bureau », vous pouvez vous faire livrer un repas à domicile (payable avec la carte Ticket Restaurant) et déjeuner avec votre équipe en visioconférence. Une nouvelle expérience qui permet de garder contact avec les personnes de votre entreprise et tout ça en restant chez vous.
Télétravail et Ticket Restaurant : le saviez-vous ?
Les salariés en télétravail ont droit à Ticket Restaurant au même titre que leurs collègues qui travaillent en présentiel. D’autre part, suite à la Covid-19, le plafond d’utilisation des titres-restaurants est désormais de 38 € par jour (travaillé ou non) au lieu de 19 € habituellement, et ce jusqu’à la fin de l’année 20201.
5. Apprendre à faire confiance à ses collègues
Voilà sans doute la règle la plus importante, et aussi la plus difficile à appliquer : faire confiance à ses collègues.
La possibilité de mettre en place des outils de suivi d’un projet est une bonne chose, mais cela ne doit pas devenir une obsession. En travaillant en équipe à distance, il faut également accepter de ne pas pouvoir contrôler tout ce que font vos collaborateurs.
La confiance joue donc un rôle primordial dans la réalisation de vos projets et sera le facteur le plus déterminant pour bien travailler en équipe à distance.
En mettant en place ces quelques conseils, vous avez toutes les clés en main pour que votre équipe fonctionne aussi bien en présentiel qu’à distance. N’oubliez pas qu’en télétravail, l’humain reste essentiel, au même titre que le digital !
Source :
1- https://culture-rh.com/tickets-restaurant-teletravail/