Ecrit par Bill Mann • Le 10/12/2015

Notes de frais : quand les salariés abandonnent

L’éditeur Unit4 publie ces jours-ci les résultats d’une étude internationale sur les demandes de remboursement de frais professionnels.

Avantages salariés . Gestion frais professionnels. Organisation

L’éditeur Unit4 publie ces jours-ci les résultats d’une étude internationale sur les demandes de remboursement de frais professionnels. Cette étude révèle que la mauvaise qualité générale des processus de remboursement influe négativement sur la motivation des salariés, au point que certains finissent par ne pas réclamer le remboursement des frais qu’ils ont engagés.

212 euros par an

Un tiers des salariés interrogés dans les 9 pays étudiés affirme ne pas systématiquement demander le remboursement de l’ensemble de ses notes de frais, pour un montant annuel moyen de 212 €. Les salariés américains sont en tête de ce classement : 17 % d’entre eux renoncent en moyenne à 347 € par an, soit un total de plus de 8,7 milliards d’euros de frais non réclamés ! En France, en Allemagne, et dans les autres pays européens étudiés, ce sont 12 % des salariés qui ne réclament pas le remboursement de tous leurs frais. Les salariés français concernés déclarent renoncer en moyenne à 212 € par an.

Pourquoi ne pas se faire rembourser ses notes de frais ?

Pourquoi abandonner de telles sommes ? De nombreuses raisons sont évoquées par cette étude : montant jugé trop faible, perte des justificatifs… Mais un quart des employés renonce notamment à effectuer la demande de remboursement pour cause de procédure décourageante ou trop longue – dans certains pays européens, il peut se passer plus d’un mois entre la soumission de la demande et le remboursement des frais engagés.

Un cadeau empoisonné

Il ne faudrait pas que les employeurs se réjouissent de cet état de fait. Les procédures inadaptées de demandes de remboursement de frais démotivent les salariés, en les mettant parfois en situation financière délicate. Cette affirmation concerne 24% des salariés français concernés, 23 % en Espagne et au Royaume-Uni… et pas moins de 37% aux Etats-Unis.

Conséquence ? Une proportion non négligeable des salariés estime que leur employeur tire à leurs dépens un avantage financier des procédures de remboursement de frais. Il sont 23% en France, 29% en Espagne, 26% en Suède , 25% au Royaume-Uni ou 20% en Belgique (*). Et plus d’un quart d’entre eux considère que cette situation a une incidence négative sur l’opinion qu’ils portent à leur entreprise…

(*) Seuls les salariés allemands et néerlandais ne partagent que rarement ce point de vue (10%) – signe d’une confiance réciproque mieux installée.

Enquête menée en août 2015 par Ruigrok ¦ NetPanel auprès de cadres moyens et supérieurs, à temps plein et à temps partiel, et qui soumettent des demandes de remboursement de frais professionnels aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Espagne, en France, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Belgique et en Suède. Les conclusions ont été tirées d’après les réponses de près de 2 000 salariés, avec au moins 200 réponses par pays.

Unit4 est éditeur d’ERP pour les sociétés du secteur tertiaire. 4000 collaborateurs dans le monde, un réseau de partenaires étendu et un chiffre d'affaires annuel de plus de 500 millions d'euros. : http://www.unit4.com/fr

notes-de-frais-non-remboursees-infographie-Unit4