Les TPE aussi doivent gérer les voyages professionnels de leurs dirigeants et de leurs commerciaux. Mais sans disposer des services dédiés aux déplacements dans les organigrammes des grandes entreprises. Comment faire alors ? La solution s’appelle mutualisation et elle passe de plus en plus souvent par des cartes de services.
Il n’y a pas que dans les grandes entreprises qui les collaborateurs et les dirigeants ont à se déplacer. Les PME et les TPE aussi cherchent à se développer, parfois à l’international mais le plus souvent en commençant par prospecter au-delà de leur région de naissance. Et là-aussi, s’organiser est la clé du succès…
Première règle : se doter d’un budget voyage
Cela peut sembler une évidence mais la première des règles est bien de prévoir un budget pour les déplacements. Il doit tenir compte du nombre de voyages estimés, prévoir les moyens de transports, le nombre de nuitées et le type de confort désiré. Il s’agit d’un budget prévisionnel, qui ne sera consommé que si les circonstances le nécessitent : visites de prospects « chauds », perspectives de conclusion rapide d’affaires par exemple.
L’avantage de cette réflexion initiale est de permettre de poser des grands principes : voyage-t-on en première ou en seconde classe, en train ou en avion, accepte-t-on la location de logement en Airbnb, quel type d’hôtel, etc. C’est, en quelque sorte, d’une « voyage policy » dont il s’agit, à l’instar de la « car policy » pour la flotte des véhicules de l’entreprise.
Attention aux coûts cachés
L’optimisation des coûts passe souvent aujourd’hui par la pratique du « best buy », en vogue depuis le développement des compagnies aériennes low cost et la montée en puissance de sociétés telles que Airbnb ou Uber, De plus, ces sites offrent de plus en plus de packages « business ».
Mais attention, la pratique recèle des écueils :
- Le temps passé pour rechercher la bonne affaire peut-être long, il coûte à l’entreprise en non productivité de son cadre, au final, le gain est minime voir pire
- Privilégier systématiquement le mieux disant au niveau des prix n’est évidemment pas gage de qualité : Là encore, à quoi bon ces petites économies pour envoyer un commercial négocier un contrat important qui risque d’arriver fatigué à son rendez-vous ?
- Enfin, et ce n’est pas négligeable, la gestion des notes de frais peut s’avérer complexe, les différentes plateformes ne proposant pas des solutions homogènes pour la facturation. Là-encore le risque de perte de temps de votre collaborateur est réel, sans compter celui de votre comptable, qui vous le facturera au prix fort.
La solution : jouer la carte de la mutualisation
Même si cela peut paraître hors de sa portée, faute de volume de voyage à acheter, la TPE a cependant accès à des prestataires qui mutualisent les services d’assistance au voyage. La raison ? Internet a tellement détruit le business modèle des agences de voyages qu’elles ont du se réinventer et qu’elles n’hésitent plus à adresser ce segment de clientèle.
En particulier, les travel management companies (TMC), sont les véritables professionnels du voyage d’affaires. Le coût de leur prestation est rentabilisé par les contrats négociés par les agences. Les TPE peuvent alors bénéficier de réduction en volume, obtenu par le TMC sur l’ensemble des achats réalisés pour ses clients. Parmi les autres avantages, un interlocuteur souvent bien identifié dans l’agence, une facture regroupant les prestations, un reporting mensuel, etc.
Attention aux moyens de paiement
Reste à vous préoccuper des moyens de paiement. Que ce soit pour le paiement des compléments aux prestations achetées auprès d’une TMC, ou bien pour donner à votre collaborateur la possibilité de payer la totalité de ses frais, il doit être simple d’utilisation et, si possible, ouvrir la voie à une dématérialisation du circuit des notes de frais. Il ne reste plus alors qu’à souscrire à une offre logicielle de type SAAS comme celle d’Expensya, pour automatiser les processus, en intégrant notamment les flux d’approbation et des politiques de dépenses autorisées. Bref, à mettre en place une véritable politique de voyages, comme dans les grands comptes, votre souplesse et votre réactivité en plus !
Une carte de paiement dédiée à vos voyages d’affaires
Parmi les solutions efficaces et éprouvées, la mise à disposition d’une carte de paiement pour ses frais d’hôtellerie ou de déplacement permet à votre collaborateur de garder son autonomie tout en gardant une traçabilité et un contrôle sur ses dépenses.
Parmi ces cartes, celle d’Edenred est adossé au réseau MasterCard, ce qui lui permet d’être acceptée dans de très nombreux établissements. Elle bénéficie également de tout le savoir-faire du leader mondial des titres prépayés (papier et dématérialisé). Il vous suffit de la charger et de la paramétrer (avec des filtres par catégorie par exemple) et elle est opérationnelle.
Enfin, avantage non négligeable, cette carte donne aussi accès à des offres négociées en volume avec e nombreux prestataires dans le domaine du voyage. Une façon, là-aussi, de bénéficier des avantages d’une grande entreprise malgré votre taille de TPE….