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Ecrit par • Le 11/01/2021

Participer aux frais de transport de ses collaborateurs pour améliorer leur pouvoir d’achat

Se déplacer de son domicile jusqu'à son lieu de travail peut parfois coûter des frais importants. Il existe justement plusieurs façons pour les entreprises d’aider ses salariés à financer ces dépenses.

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Les salariés sont aujourd’hui de plus en plus mobiles. Le domicile est de plus en plus éloigné du lieu de travail pour des raisons économiques et génère des frais de transport. La multiplication des sites de l’entreprise entraîne par ailleurs des déplacements plus nombreux et plus fréquents des collaborateurs. Il existe plusieurs façons pour les entreprises d’aider au financement de ces dépenses.

Mobilité domicile/travail : les obligations légales de l’employeur

Pour se rendre au travail, les salariés peuvent utiliser les transports en commun (train, bus, métro…) ou recourir à un système de location de vélos en libre-service (ou VLS). Selon le Code du travail (art. L3261-2), l’employeur est dans ce cas tenu de prendre en charge 50 % du prix de l’abonnement souscrit (les titres à l’unité ne sont pas remboursables). L’obligation ne concerne que les salariés effectuant au moins un mi-temps et le taux de remboursement est modulé au prorata du nombre d’heures travaillées. Toutes les entreprises sont concernées, quel que soit leur effectif.

Concrètement, le salarié est remboursé chaque mois, sur production d’un justificatif (remise ou présentation du titre de transport au service RH). Le plus souvent, la somme est versée en même temps que le salaire, puisque le montant de la prise en charge doit être mentionné sur la fiche de paie. 

Si le salarié utilise un moyen de transport personnel (voiture, deux-roues motorisé…), la prise en charge des frais de déplacement n’est pas obligatoire. Elle peut être décidée par l’entreprise ou par le biais d’un accord collectif. Dans ce cas, le salarié peut se faire rembourser ses frais de transport uniquement si :

  • sa résidence ou son lieu de travail est situé hors de la région Île-de-France et d’une zone desservie par les transports urbains ;
  • l’utilisation de son véhicule personnel est indispensable en raison de ses horaires de travail.

Dans les deux cas, les sommes reçues par le salarié dans ce cadre ne sont pas imposables et elles sont également exonérées de cotisations sociales.

Les évolutions mises en place par la Loi d’orientation des mobilités (LOM)

La LOM (loi d’orientation des mobilités) promulguée le 26 décembre 2019 a mis en place le « forfait mobilités durables ». Elle va plus loin que les précédentes dispositions et vise à favoriser l’utilisation d’un moyen de transport personnel durable pour se rendre au travail. Il peut s’agir d’un vélo personnel (électrique ou non) ou bien d’un vélo, d’une trottinette ou d’un scooter en location ou en libre-service. 

Le covoiturage en tant que chauffeur ou passager est concerné aussi, ainsi que l’autopartage avec un véhicule électrique, hybride rechargeable ou à hydrogène. L’employeur verse au salarié une contribution à hauteur de 400 € par an. Cette somme n’est pas soumise aux cotisations sociales et n’est pas imposable.

Ticket Mobilité permet de répondre à ces besoins en une seule carte. Alimentée par l’employeur à hauteur de 400 € par an, elle peut financer l’achat ou la location d’un vélo, d’une trottinette ou d’un scooter. Elle peut également être utilisée pour payer des frais de carburant à un salarié qui utilise son véhicule personnel seul ou en covoiturage pour se rendre au travail.

Par ailleurs, la LOM prévoit aussi d’aider les entreprises à mettre en place une flotte de vélos à destination des collaborateurs pour les trajets domicile-travail. Celles qui s’engagent dans cette démarche pourront ainsi déduire de leur impôt sur les sociétés 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien des vélos.

Financer les déplacements professionnels de ses collaborateurs

Les trajets domicile-travail ne sont pas les seuls déplacements effectués par les collaborateurs. Il arrive parfois qu’ils aient à se déplacer pendant leur temps de travail. Tout exercice de l’activité professionnelle en dehors du lieu habituel de travail ou du domicile est considéré comme déplacement professionnel. Il peut s’agir d’une visite à un client ou à un fournisseur, d’une réunion dans un site distant, de la participation à un congrès ou un salon…

Un arrêt de la Cour de cassation sociale du 10 novembre 2004 impose à l’entreprise de rembourser au salarié tous les frais relatifs à un déplacement professionnel. Seules les dépenses strictement nécessaires sont prises en compte (transport, hébergement le cas échéant, repas).

Ticket Fleet Pro simplifie la gestion de ces frais de déplacements professionnels. Disponible sous forme de carte de crédit alimentée par l’employeur, il permet d’acheter du carburant dans les stations-service partenaires, de payer le parking et les péages. L’avantage : le salarié n’a pas de frais à avancer sur son budget personnel. Il n’a pas besoin non plus de produire des justificatifs. Pour l’entreprise, le système est plus sécurisé, car les dépenses liées aux déplacements sont connues et maîtrisées en temps réel. La gestion administrative est également allégée, puisqu’il n’y a plus de justificatifs à traiter ni de remboursements à faire. 

Un Français sur quatre (1) déclare avoir déjà refusé une offre d’emploi faute de solution de mobilité : c’est dire l’importance du financement des moyens de transport dans l’activité professionnelle aujourd’hui. Les employeurs sont donc les premiers acteurs de la mobilité de leurs salariés et ils ont besoin d’outils performants pour être accompagnés. 

Source :

1- https://www.adcf.org/files/DOCS/note-mobilite-domicile-travail.pdf