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Participer aux frais de transport de ses collaborateurs pour améliorer leur pouvoir d’achat

Se déplacer de son domicile jusqu'à son lieu de travail peut parfois coûter des frais importants. Il existe justement plusieurs façons pour les entreprises d’aider ses salariés à financer ces dépenses.
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11 janvier 2021
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Les salariés sont aujourd’hui de plus en plus mobiles. Le domicile est de plus en plus éloigné du lieu de travail pour des raisons économiques et génère des frais de transport. La multiplication des sites de l’entreprise entraîne par ailleurs des déplacements plus nombreux et plus fréquents des collaborateurs entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Il existe plusieurs façons pour les entreprises d’aider au financement de ces dépenses.

Mobilité domicile/travail : les obligations légales de l’employeur

Pour se rendre au travail, les salariés peuvent utiliser les transports en commun (train, bus, métro…) ou recourir à un système de location de vélos en libre-service (ou services publics de location de vélos). Selon le Code du travail (art. L3261-2), l’employeur a dans ce cas obligation de prendre en charge les frais de transports collectifs des salariés à hauteur de 50 % du prix de l’abonnement souscrit, et cela qu'il soit annuel, mensuel ou hebdomadaire. Les titres à l’unité ne sont quant à eux pas remboursables. La prise en charge obligatoire ne concerne que les salariés à temps complet ou effectuant au moins un mi-temps et le taux de remboursement est modulé au prorata du nombre d’heures travaillées. Toutes les entreprises sont concernées, quel que soit leur effectif.

Concrètement, le salarié est remboursé de ses frais de transport au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel il a validé ses titres de transport. Pour les salariés à temps partiel les modalités sont un peu différentes, la prise en charge des frais est calculée proportionnellement aux nombres d'heures travaillées. Le remboursement des frais se fait toujours sur production d’un justificatif (remise ou présentation du titre de transport au service RH). Le plus souvent, la somme est versée en même temps que le salaire, puisque le montant de la prise en charge doit être mentionné sur le bulletin de paie. 

Si le salarié utilise un moyen de transport personnel (voiture, deux-roues motorisé…), la prise en charge des frais de déplacement n’est pas obligatoire. Elle peut être décidée par l’entreprise ou par le biais d’un accord collectif. Dans ce cas, le salarié peut se faire rembourser ses frais de transport uniquement si :

  • sa résidence ou son lieu de travail est situé hors de la région Île-de-France et d’une zone desservie par les transports urbains ;
  • l’utilisation de son véhicule personnel est indispensable en raison de ses horaires de travail.

Dans les deux cas, l'indemnité reçue par le salarié dans ce cadre n'est pas imposable et elle est également exonérée de cotisations sociales.

Les évolutions mises en place par la Loi d’orientation des mobilités (LOM)

La LOM (loi d’orientation des mobilités) promulguée le 26 décembre 2019 a mis en place le « forfait mobilités durables ». Elle va plus loin que les précédentes dispositions et vise à favoriser l’utilisation d’un moyen de transport personnel durable pour se rendre au travail. Il peut s’agir d’un vélo personnel (électrique ou non) ou bien d’un vélo, d’une trottinette ou d’un scooter en location ou en libre-service. 

Le covoiturage en tant que chauffeur ou passager est concerné aussi, ainsi que l’autopartage avec un véhicule électrique, hybride rechargeable ou à hydrogène. L’employeur peut verser de façon facultative au salarié une contribution à hauteur de 500 € par an. Un complément de revenu qui permet aux concernés d'acheter leur nouveau moyen de transport ou leur équipement pour effectuer leur trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail. Cette somme n’est pas soumise aux cotisations sociales et n’est pas imposable. A savoir que les entreprises de plus de 5o salariés doivent impérativement aborder le thème de la mobilité dans le cadre du dialogue social.

Ticket Mobilité permet de répondre à ces besoins en une seule carte. Alimentée par l’employeur à hauteur de 500 € par an, elle peut financer :

 

- Achat de vélo, réparation et accessoires du monde du vélo ;

- Covoiturage domicile-travail ;

- Services de mobilité partagée : trottinettes, scooters, vélos,…

- Achat de titre de transport public uniquement à l’unité .

Elle peut également être utilisée pour payer des frais de carburant à un salarié qui utilise son véhicule personnel  (lorsque le salarié ne possède aucune autre alternative) seul ou en covoiturage pour se rendre au travail.

Par ailleurs, la LOM prévoit aussi d’aider les entreprises à mettre en place une flotte de vélos à destination des collaborateurs pour les trajets domicile-travail. Celles qui s’engagent dans cette démarche pourront ainsi déduire de leur impôt sur les sociétés 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien des vélos.

Financer les déplacements professionnels de ses collaborateurs

Les trajets domicile-travail ne sont pas les seuls déplacements effectués par les collaborateurs. Il arrive parfois qu’ils aient à se déplacer pendant leur temps de travail. Tout exercice de l’activité professionnelle en dehors du lieu habituel de travail ou du domicile est considéré comme déplacement professionnel. Il peut s’agir d’une visite à un client ou à un fournisseur, d’une réunion dans un site distant, de la participation à un congrès ou un salon…

Un arrêt de la Cour de cassation sociale du 10 novembre 2004 impose à l’entreprise de rembourser au salarié tous les frais relatifs à un déplacement professionnel. Seules les dépenses strictement nécessaires sont prises en compte (par exemple le transport, l'hébergement le cas échéant, le repas).

Un Français sur quatre (1) déclare avoir déjà refusé une offre d’emploi faute de solution de mobilité : c’est dire l’importance du financement des moyens de transport dans l’activité professionnelle aujourd’hui. Les employeurs sont donc les premiers acteurs de la mobilité de leurs salariés et ils ont besoin d’outils performants pour être accompagnés. 

Source :

1- https://www.adcf.org/files/DOCS/note-mobilite-domicile-travail.pdf