Une organisation professionnelle toute autre
Aujourd’hui, avec des smartphones et des ordinateurs devenus de réels assistants polyvalents, les employés se retrouvent avec un seul et même outil électronique qui gère avec eux et pour eux une multitude de tâches. Ainsi, l’agenda, le papier, comme d’autres outils et processus familiers ont commencé à disparaître des bureaux.
Même si certains collaborateurs résistent encore et ont toujours besoin d’écrire à la main, l’agenda électronique est un outil ergonomique et permet :
– le processus de synchronisation effective sur tous les supports professionnels ;
– la synchronisation et le traitement entre les différents protagonistes ;
– la mise en place de rappels de rendez-vous.
Nous pouvons toutefois nuancer ses qualités par certains inconvénients relatifs à la gestion électronique qui sont rapportés par tous les adeptes de l’outil. Le digital, et quel que soit l’outil utilisé, nécessite d’avoir automatiquement une connexion internet et de la batterie. Sans l’un ou l’autre, l’objet devient totalement obsolète et ce qui s'apparente à une parfaite organisation peut vite s’enrayer.
E-mail : l’outil de communication n°1
La mise en place de l’e-mail s’impose à tous les niveaux de la communication, il est la norme pour échanger et travailler. Les réponses et les envois d’e-mails sont d’ailleurs une des tâches qui prend le plus de temps et de flux dans une journée de travail.
Il faut dire qu’il a pour lui des atouts incontestables que le courrier normal était bien loin d’offrir :
– rapidité du flux : la plupart des e-mails sont routés en moins d’une minute, ce qui représente un gain de temps ;
– économies : les coûts d’affranchissement diminuent également ;
– stockage : un réel gain de place pour un ratio prix-capacité souvent optimisé.
A l’heure où la question environnementale devient centrale dans nos écosystèmes, elle l’est encore plus au bureau quand il s’agit d’impression numérique. Avec l’e-mail, les collaborateurs n’ont plus forcément besoin d’imprimer en format papier. Et si l’on respecte également certaines règles qui ont trait à la pollution numérique (stockage d’e-mails sur serveur), l’e-mail peut être quasiment élevé au rang de support écologique.
Greenpeace estime qu’un arbre sur 5 est coupé pour l’industrie papetière. Grâce au processus de l’e-mail, les entreprises réduisent leurs dépenses en impression, en consommables et en gestion des déchets. Preuve en est, 23 kg de papier à recycler permettent d’économiser 68 kilowattheures d’énergie et 453 litres d’eau (soit 3 bains) par semaine.
Les outils au quotidien
Tous les outils et processus utilisés dans le quotidien des salariés en entreprise ont changé et grâce aux avantages du digital et du numérique, tout devient possible à l’instant T. On l’a vu également avec l’exemple de l’e-mail, les limites sont toujours repoussées. A vrai dire il n’y en a presque plus ! Pour chaque tâche courante de la vie professionnelle, il existe une application, il existe une solution grâce à la numérisation et ces outils digitaux :
- Prendre des notes en ligne avec les outils du PC : Si on est agile et si on maîtrise un minimum les raccourcis clavier, l’optimisation du temps de prise de notes est quasi-maximale grâce au numérique. Le logiciel de traitement de texte Word, par exemple, comporte des raccourcis clavier aussi pratiques qu’astucieux grâce auxquels il est possible de travailler jusqu’à 30 à 40 % plus vite. En revanche, pour des petits « pense-bêtes » qui ne demandent pas beaucoup de temps, un post-it et un stylo sont beaucoup plus efficaces qu’un traitement de texte.
- Minimiser les travaux à la main : La numérisation majeure partie des logiciels a remplacé les travaux, sur papier ou non, à la main, chronophages :
- images et illustrations avec Photoshop pour les équipes créatives, permet de gagner du temps ;
- logiciels de comptabilité : par exemple, gérer une facture peut prendre trois minutes depuis un logiciel adapté contre trois à quatre fois plus de temps avec un tableur classique. L’automatisation des tâches est là aussi possible comme les relances qui peuvent être automatiques selon les options de logiciel et de fait, beaucoup moins chronophages.
- logiciels de RH pour la gestion de personnel (avec politique de confidentialité), des paies ou primes
Même Edenred dématérialise son offre de Ticket-Restaurant En proposant une carte Ticket-Restaurant plutôt que de continuer à utiliser les bons vieux chèques en papier, Edenred s’est engagé écologiquement parlant et permet plus de simplicité aux utilisateurs. En effet, celle-ci offre la possibilité de payer son repas au centime dans près de 220 000 restaurants sans même l’avoir sur soi puisque l’on peut payer avec son Smartphone !
Même si tout est possible avec le digital et le numérique en entreprise, il est cependant nécessaire que tous les salariés soient formés aux outils digitaux. Si l’on ne maîtrise pas bien les outils, la prise en main et la gestion de chaque application peuvent rapidement devenir très chronophages.
Aussi, le digital est un outil incontestable mais c’est encore plus vrai quand cela fonctionne. Personne n’est à l’abri d’une coupure de réseau, d’un bug informatique et numérique, ou même d’un piratage en ligne.
Le digital a supplanté l’ère du papier dans nos entreprises. Ainsi, il rajoute les notions d’instantanéité et de prise en main parfaite pour tous les collaborateurs. Pour en tirer tous les bénéfices, les entreprises doivent mettre en place les bonnes pratiques. L’idée étant de ne pas être dépendant à 100 % de l’outil numérique et de rester agile entre papier et digital.