Télétravail : le matériel à fournir
Le passage au télétravail d’un salarié réclame deux types de moyens : physiques et immatériels.
Dans la première catégorie, on trouvera des éléments tels que l’ordinateur ou l’imprimante, mais également les surfaces de travail. Une entreprise peut choisir de fournir à son salarié une chaise ou une table adaptée à de longues sessions de travail. Sur l’ensemble des actifs, les troubles musculo-squelettiques représentent 87% des maladies professionnelles et un coût direct de deux milliards d’euros pour les entreprises**. L’achat d’un mobilier adapté pour les télétravailleurs est donc particulièrement important.
Dans la seconde, on trouvera les logiciels (ceux de l’entreprise ou des logiciels tiers) et une connexion internet. La question de certains avantages hors salaire comme les titres-restaurant pour déjeuner ou une allocation télétravail pour s’équiper se pose également.
Les différentes méthodes permettant d’équiper un télétravailleur
Pour l’acquisition, l’installation et la maintenance de ces différents équipements, l’employeur peut procéder de trois manières. Quelle que soit la méthode retenue pour la mise en place du télétravail, elle impose de repenser le management de l’entreprise.
Fournir le matériel en direct, acquisition sur catalogue et allocation télétravail
Equiper directement le salarié en télétravail est la méthode la plus simple : l’entreprise peut fournir aux collaborateurs en télétravail les équipements dont elle dispose déjà. Si la société possède une charte, elle y précisera le matériel mis à disposition. Cette formule ne nécessite pas d’acquisition supplémentaire, ce qui permet de maîtriser les coûts. En contrepartie, elle suppose que l’entreprise possède déjà l’ensemble des équipements nécessaires.
Parmi les solutions alternatives, l’employeur peut réaliser un catalogue dans lequel le salarié peut choisir le matériel dont il a besoin. Si l’employé ne sait pas sur quels critères baser son choix, ceci permet de le guider tout en lui laissant une certaine liberté. Pour l’entreprise, concevoir un catalogue facilite les achats et la gestion des fournisseurs. Néanmoins, le choix des équipements de télétravail proposé aux collaborateurs est plus limité.
L’allocation télétravail constitue une dernière option. Déjà en place à hauteur de 220 € par an pour les agents du service public***, certaines entreprises mettent également en place une somme annuelle fixe permettant de prendre en charge des frais liés au télétravail. Les entreprises peuvent ainsi attribuer à chaque collaborateur en télétravail jusqu’à 500€ par an, exonérés de cotisations sociales. Le recours à une plateforme telle que Télétravail Edenred permet de vérifier que le fonds alloué aux salariés est bien utilisé pour le télétravail, tout en donnant accès à un large choix d’équipements.
Acheter le matériel de télétravail via des notes de frais
Ici, le salarié choisit et achète lui-même le matériel dont il a besoin pour son activité. Il est ensuite remboursé par son entreprise à travers des notes de frais.
Ce système est avantageux pour les salariés. Il leur apporte une liberté totale de choix. Il est plus complexe pour l’entreprise à qui il impose une réelle lourdeur administrative et est synonyme de coûts de gestion conséquente. En moyenne, une note de frais nécessite 20 minutes pour son remplissage et représente un coût de 53 euros****.
Utiliser du matériel de location
Particulièrement adaptée aux périodes ponctuelles de télétravail, l’option locative permet à l’entreprise de fournir un matériel identique à chaque salarié :
elle participe à la maîtrise des coûts ;
réduit la charge administrative ;
dispense des questions relatives à l’assurance des équipements.
En contrepartie, les équipements loués n’appartenant ni à l’entreprise ni au salarié, les fonds engagés sont perdus. Cette option répond d’abord à des besoins de court terme. À plus long terme, elle peut devenir très coûteuse pour l’entreprise. Elle peut aussi désorienter le salarié si le matériel auquel il est habitué lui est retiré à la suite de la fin du contrat de location.
Les libertés laissées à l’employeur
Depuis 2017 :
L’employeur n’a plus l’obligation de fournir de matériel à son salarié.
Il n’est pas non plus tenu de créer une allocation télétravail : celle-ci sera négociée avec le télétravailleur.
Il doit toutefois répondre à des obligations, notamment celle d’assurer la sécurité des données de son salarié : fournir un antivirus ou une aide à la gestion des cookies s’avère indispensable.
Globalement, il doit s’assurer que son salarié peut travailler dans des conditions similaires à celles des salariés en présentiel.
Bon à savoir : Lorsque le matériel appartient à l’employeur, celui-ci a la possibilité d’en restreindre l’usage, ne le rendant disponible que pour certaines tâches propres au télétravail ou dans des plages horaires définies. Même si le matériel a été choisi par le salarié pour le compte de son entreprise, cette dernière peut s’assurer que celui-ci répondra bien aux attentes. Par ailleurs, c’est à lui qu’il revient d’évaluer si le poste de travail est adapté au télétravail*****.
S’il est obligatoire, pour une société, de fournir le matériel professionnel à son employé, l’entreprise peut procéder de plusieurs façons. Il est préférable d’en parler avec les salariés concernés avant de choisir l’une ou l’autre option. Il est également important de bien préciser cette méthode dans l’accord convenu avec le télétravailleur.
*https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14875&
**https://www.ameli.fr/entreprise/sante-travail/risques/troubles-musculosquelettiques-tms/tms-definition-impact
***https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A15124
****https://business.lesechos.fr/directions-financieres/comptabilite-et-gestion/controle-de-gestion/021572680006-le-vrai-cout-cache-des-notes-de-frais-205645.php
***** https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/teletravail-en-periode-de-covid-19