Un déménagement est toujours un sujet de stress, pour les managers comme pour tous les employés. Voici sept verbes à conjuguer afin de transformer ce moment d'incertitude et d'appréhension en un projet revitalisant pour l'entreprise et ses services.
1 – Rassurer
Plan social, restructuration, délocalisation…, l'annonce d’un déménagement peut être source des rumeurs les plus folles. Informer les collaborateurs, et leur expliquer les raisons du mouvement, s'avère indispensables pour couper court à tous les fantasmes.
Ce travail d'information et de pédagogie doit être conduit tout au long du projet de déménagement. Certaines entreprises mettent en place des Intranet spécialisés avec un compte à rebours jusqu'au jour J.
Rappelons que la consultation des IRP (Instances représentatives du personnel) est obligatoire.
2 – Associer
Tout changement génère, si ce n'est de l'angoisse du moins une appréhension. Le déménagement peut constitue une véritable épreuve, notamment pour ceux qui voient leur vie personnelle bouleversée par l'éloignement de leur lieu de travail. À l'inverse, certains se réjouissent de cet événement qui brise la routine et comporte une part d’aventure collective.
Pour tous, le déménagement doit être un moment partagé en équipe. Avec des idées simples à mettre en œuvre : faire visiter les locaux avant le jour J, imaginer ensemble l'espace de travail, laisser le personnel choisir son mobilier ou la couleur des bureaux, organiser des concours d'idées sur la décoration… les possibilités ne manquent pas.
3 – Accompagner
Le déménagement de l’entreprise ou de l’établissement concerné entraîne parfois de vrais changements dans la vie personnelle de certains salariés : rallongement du trajet domicile/travail, obligation de déménager avec perte du travail du conjoint, problèmes de garde des enfants… Autant de conséquences qui relèvent de la sphère privée, mais dont le manager ne peut se désintéresser.
Sans aller jusqu'à se substituer aux démarches des salariés, l'entreprise peut les accompagner pour que les soucis personnels ne viennent pas perturber leur travail. Des solutions existent, comme celles qu’a développées l’entreprise WhizzSearch, dont nous avons interrogé le créateur dans ces colonnes.
4 – Imaginer
Investir de nouveaux locaux offre une occasion unique de repenser l'organisation. Open space ou bureaux cloisonnés, création de lieux communs d'échanges, d'espaces collaboratifs…: l'aménagement des bureaux est un travail d'équipe, d'autant qu'il a un impact direct sur la performance et le bien être au travail.
Au-delà des espaces de travail, de nouvelles façons de travailler peuvent être développées. Ce peut être l’occasion d’introduire le télétravail, dont les tiers-lieux, pour les collaborateurs les plus éloignés.
Voir le dossier à télécharger : Le travail hors les murs
5 – Dynamiser
Parce qu'il change les habitudes et qu'il brise la routine, le déménagement constitue un moment privilégié pour dynamiser et remobiliser les troupes. Un travail qui peut s’accomplir autour du projet de déménagement en lui-même, mais aussi autour d'objectifs concrets.
La période peut du reste se révéler propice à des entretiens individuels ou à des réunions d'équipes, pour redonner de l'élan à ses collaborateurs, tout en les rassurant.
6 – Accueillir
La première impression laisse toujours des traces. L'entrée dans les nouveaux locaux est donc un moment essentiel. Il convient de veiller à ce que chacun trouve à son poste, dès son arrivée, l'ensemble de ses outils de travail.
Le guide d'accueil vise à aider les collaborateurs à s'installer sereinement. Pas besoin d'être luxueux : un simple document expliquant l'organisation du nouveau site, l'emplacement des lieux communs, le fonctionnement du téléphone… peut suffire à rassurer. De même, des indications sur l'environnement proche du bureau (cafés, restaurants, La Poste, transports en commun…) sont toujours utiles.
Enfin, pourquoi ne pas profiter de ce moment unique pour organiser une petite collation avec son équipe pour resserrer les rangs ?
7 – Anticiper
Pour les clients et les partenaires de l’entreprise, le déménagement doit être transparent. Cela suppose de limiter au maximum les ruptures de travail. Parmi les dysfonctionnements les plus classiques figure généralement l'informatique. Le mieux est sans doute de prévenir ses clients de possibles difficultés, et d'en profiter pour les inviter à visiter les nouveaux locaux. Une occasion relationnelle supplémentaire qu’il serait dommage de ne pas utiliser – d’autant qu’il y a de fortes chances pour que vos interlocuteurs aient connu des moments semblables !