Rares sont les managers qui n’ont pas, à un moment ou un autre, suivi un séminaire ou une formation sur la gestion du temps, histoire de tirer mieux parti de cette ressource limitée. Pourquoi ne pas partager ces techniques avec vos collaborateurs, à commencer par les moins aguerris d’entre eux ? 8 conseils pour mieux organiser ses journées.
Conseil n°1 : se chronométrer
Pour bien gérer son temps, la connaissance de soi et de ses capacités est fondamentale. Recommandez de chronométrer les tâches quotidiennes. C’est le seul moyen de savoir exactement à quoi l’on passe son temps… et de pouvoir ensuite optimiser ses journées.
Conseil n°2 : se fixer des limites
Notre temps est précieux et certaines tâches ne méritent pas que l’on y passe des heures ; aidez vos collaborateurs à les identifier et définissez avec eux une durée limite à ne pas dépasser lors de leur réalisation…
Conseil n°3 : diviser ses projets en multiples tâches
Suggérez de décomposer les projets les plus complexes en plusieurs tâches simples et réalisables rapidement. Cette méthode offre une vision plus claire du projet et de son avancement.
Conseil n°4 : planifier
En tenant compte des conseils n° 1, 2 et 3, vos collaborateurs ont (du moins théoriquement) toutes les cartes en main pour réaliser un planning quotidien et/ou hebdomadaire. Le tiendront-ils ? Sans doute pas, du moins au début, faute de connaître suffisamment les passages obligés de la vie en entreprise. Mais ça viendra !
Conseil n°5 : gérer les priorités
Toutes les tâches ne nécessitent pas le même effort ni la même attention. Recommandez à vos collaborateurs d’identifier leurs missions les plus importantes, et de leur réserver leur meilleur créneau.
Il est aussi recommandé de dissocier les tâches de création des tâches de réflexion, et de réserver des demi-journées entières consacrées à l’une ou l’autre de ces catégories pour optimiser son cerveau droit ou son cerveau gauche.
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Conseil n°6 : lutter contre la réunionite
A peine la moitié (52 %) des réunions sont considérées comme productives par les salariés français, selon une récente étude d’Opinion Way. Soufflez les bonnes pratiques à votre entourage professionnel…, et n’oubliez pas de montrer l’exemple !
- Limiter le nombre de participants ;
- Préparer l’ordre du jour avec attention ;
- Définir clairement les objectifs de la réunion ;
- Conclure la réunion : atteinte des objectifs et prochaines étapes
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Conseil n°7 : éviter les sources de déconcentration
Téléphone portable, boîte mail, messagerie instantanée, open space… Avec des générations Y et Z ultra connectées, les stimuli extérieurs sont nombreux et la déconcentration menace. Pour ne pas y céder, plusieurs solutions peuvent être envisagées avec un jeune collaborateur : éteindre son téléphone, ne consulter sa boîte mail qu’une à deux fois par jour, s’isoler dans un coin tranquille, etc.
Conseil n°8 : se préparer la veille
Si un jeune collaborateur rencontre des problèmes de ponctualité, apprenez-lui qu’une bonne journée de travail s’organise depuis la veille. Préparer son déjeuner ou cirer ses chaussures avant le coucher, par exemple, lui permettra de gagner un temps considérable le lendemain matin… en sus d’arriver à l’heure au travail !
En matière de gestion du temps, tout est question de priorité. Pour rappeler ces bonnes pratiques en toute bienveillance, pourquoi ne pas commencer par l’histoire des gros cailloux ? L’important est d’identifier ses gros cailloux (ses objectifs, ses rêves…), tant sur le plan privé que professionnel, de consacrer le temps nécessaire à leur réalisation… et d’en faire une priorité !