Indispensable bras droit du dirigeant ou du cadre supérieur, l’assistant(e) de direction opère souvent dans la discrétion. Lumière sur une fonction pas toujours comprise.
Le rôle de l’assistant(e) de direction consiste, officiellement, à libérer son directeur de toutes les préoccupations administratives, et de l’assister dans tous les domaines de son travail afin de lui faire gagner en temps et en productivité. Mais elle (le plus souvent) ou il (rarement) contribue aussi, et parfois largement, à faciliter la communication entre le dirigeant et ses troupes.
Un auxiliaire de vie professionnelle
« Il est très rare que je prenne moi-même un rendez-vous », indiquait récemment Maurice Lévy, désormais président du Conseil de Surveillance de Publicis Groupe, à Office Team/Robert Half. Ce sont mes deux assistantes qui gèrent, de manière très précise, mon agenda ». Le grand dirigeant va jusqu’à qualifier Denise, son assistante depuis longtemps, de patronne.
Le poste a considérablement évolué depuis l’époque où il se limitait à prendre en sténo (si vous ne savez pas ce que c’est, vous faites partie de la génération Y, NDLR) et à apporter le café. L’essor des technologies a libéré du temps pour ces assistant(e)s, qui se consacrent à des travaux plus valorisants.
La gestion des priorités : le rôle de filtre des assistantes n’est plus à démontrer. Mais c’est dans la compréhension des enjeux et la facilité à faire le tri entre urgence et importance relative des sollicitations qu’elle réussit à fluidifier le travail… ou au contraire à se transformer en goulot d’étranglement.
La discipline… en souplesse : déléguer l’organisation de son travail à un(e) assistant(e) implique d’accepter qu’elle vous dise ce que vous devez faire – d’où sans doute le surnom donné à son assistante par Maurice Lévy. Il/elle doit faire preuve d’autorité, mais aussi, bien sûr, de diplomatie.
Réactivité et proactivité : savoir s’adapter très vite au changement constitue une qualité clé d’un assistant de direction. Mieux encore, la connaissance de l’organisation et ses capacités d’écoute doivent lui permettre de proposer une solution au bon moment, avant même que la demande soit faite.
Assistante personnelle, aussi : aujourd’hui, 10 à 20% de ses missions correspondent à de l’assistanat personnel : organisation des vacances, réservation des restaurants, contact avec l’école des enfants, voire conciergerie… Les directeurs français n’ont pas les moyens des patrons de la Silicon Valley, qui rémunèrent souvent une assistante personnelle (exclusivement), avec des salaires compris entre 70,000 et 120,000 euros. Avec une limite : celle où l’assistant(e) se sentirait dévalorisé(e) par cette partie du travail. Expression consacrée : « Je ne suis pas sa bonne ». Mais beaucoup apprécient la confiance qui leur est ainsi faite.
Dans secrétaire, il y a secret
Le patron de notre rédaction se souvient : « Je venais d’arriver dans cette entreprise, et l’on m’avait attribué une assistante de direction expérimentée. Maryse en savait bien plus que moi sur le métier, et m’a plus appris sur l’entreprise et ses rouages que n’importe qui. Le tout premier jour, elle m’a dit : Dans secrétaire, il y a secret. Si vous souhaitez que je passe un message, il faut me le préciser. »