Gérer ses notes de frais est un exercice fastidieux. Cette liste de 8 recommandations faciles à appliquer et extrêmement efficaces a été établie à partir de bonnes pratiques observées dans les PME. Elle vous permettra d’y passer moins de temps et d’optimiser vos dépenses.
1- Gérez votre budget
Établissez des règles écrites ! Allouez un budget spécifique aux frais de déplacements et définissez des montants maximum par type de dépenses. Voici quelques exemples :
Frais de restaurant: plafonnez le montant des repas
De nombreuses entreprises alignent leurs barèmes sur les forfaits URSSAF (soit 18,30€ par repas en 2016), mais vous pouvez choisir de fixer un barème plus élevé ou un budget hebdomadaire. En moyenne, le coût d’un repas en mission est aujourd’hui d’environ 16€, alors que celui d’un repas d’affaires est de l’ordre de 28€ par convive.
Frais kilométriques: limitez les frais kilométriques par jour
Vous pouvez limiter l’utilisation de véhicules personnels à 200 km aller-retour par jour. Au-delà de ce kilométrage, le train ou la voiture de location sont moins onéreux.
À noter : certaines entreprises remboursent les frais kilométriques selon un barème supérieur au barème officiel. Elles courent le risque d’une requalification par l’URSSAF.
2- Récupérez toute la TVA sur vos frais
Veillez à appliquer scrupuleusement les règles fiscales en matière de récupération de TVA, à la fois pour ne pas être lésé et pour ne pas risquer d’être redressé.
Certaines entreprises ne déduisent pas la TVA sur les repas en mission alors qu’elles sont parfaitement fondées à le faire : la TVA est récupérable dans son intégralité sur tous les repas pris à l’extérieur.
En ce qui concerne le carburant, la TVA sur l’essence n’est pas récupérable. La TVA sur le gazole est récupérable à 100% pour les véhicules utilitaires, et seulement à 80% pour les véhicules de tourisme.
Pour vous aider à récupérer au mieux la TVA, équipez-vous d’outils performants qui vous permettront de récupérer simplement et automatiquement ce qui vous est dû.
3- Choisissez une carte de paiement adaptée pour vos collaborateurs
Il existe de nombreuses cartes de paiement spécialement conçues pour régler les frais de déplacements professionnels.
Aujourd’hui une seule carte suffit pour payer toutes les dépenses ! Plus besoin d’avoir un carte pour le carburant, une carte pour le restaurant… certaines cartes comme Ticket Travel Pro® permettent de régler tous les types de frais !
En tant qu’entreprise, toutes les dépenses des salariés sont regroupées en un seul compte et vous bénéficiez d’une vision globale des dépenses.
4- Contrôlez les notes de frais par échantillonnage
Le remboursement des frais est tout particulièrement surveillé par l’URSSAF et fait souvent l’objet de redressements. Nous vous conseillons donc d’appliquer une gestion rigoureuse de ces remboursements. Vous pourrez ainsi justifier facilement les frais en cas de contrôle.
En ayant établi une politique claire et en disposant d’un logiciel adapté, il est facile de détecter les excès et d’y remédier.
Comparez le montant moyen des différents types de frais au sein de votre entreprise au montant dépensé par chaque collaborateur. Si certains collaborateurs ont des dépenses supérieures aux dépenses moyennes des collaborateurs affectés aux mêmes missions, demandez-leurs de s’aligner.
5- Dématérialisez et automatisez les notes de frais
Pour faciliter le travail des contrôleurs, équipez-vous d’outils qui permettent de dématérialiser les notes de frais. La vérification et la validation sont alors facilitées. Les collaborateurs sont remboursés plus rapidement et vous bénéficiez d’un meilleur contrôle de leurs dépenses. Le processus de gestion est optimisé et vous permet de réaliser de véritables économies.
Certains outils vous permettent également d’automatiser la gestion des notes de frais grâce à des modules spécifiques : intégration automatique des dépenses récurrentes (téléphone, péage…), export des données, intégration dans le logiciel de paie et de comptabilité…
6- Analysez la rentabilité de vos dépenses professionnelles
L’analyse des dépenses professionnelles est une étape primordiale dans l’optimisation de ces frais. De nombreuses solutions informatiques de gestion des frais proposent des reportings et statistiques détaillés qui vous aideront à détecter les sources d’économies potentielles.
7- Utilisez un logiciel adapté
Lors du choix du logiciel de gestion des frais, vous devez avoir à l’esprit quelques critères :
- La saisie des justificatifs doit être simple pour les utilisateurs
- La mise en place de règles doit faciliter le contrôle et l’approbation des dépenses
- La solution informatique choisie doit prendre en compte les subtilités comptables (taux de TVA multiples, dates d’échéances, analyse des chiffres…).
8- Réservez vos prestations au meilleur prix
Un bon moyen de réduire votre budget voyages d’affaires est de profiter de tarifs préférentiels. Les prix réduits ne sont pas forcément réservés aux grands comptes: avec la solution Ticket Travel Pro®, vous bénéficiez de conditions avantageuses pour vos locations de voitures, vos taxis, contrôles techniques…
La plateforme de réservation Ticket Travel Pro® est configurée en accord avec la politique voyage de votre entreprise et couplée à un espace de gestion des notes de frais. Avec Ticket Travel Pro®, vous vous simplifiez les notes de frais et diminuez vos dépenses.