Un cadre français passe en réunion seize ans de sa vie professionnelle. Chacun dénonce la “réunionite”, et pour autant les réunions demeurent indispensables. Comment ne pas confondre le mal avec le syndrome ? Quelles sont les règles pour tirer le meilleur des réunions ?
Selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise, un cadre passe 16 ans en réunion sur 40 ans de carrière. Un phénomène qui ne semble pas spécifiquement français. Une étude de la London School of Economics et de la Harvard Business School, publiée dans le Wall Street Journal, montre que les PDG américains consacrent en moyenne 18 heures aux réunions sur un temps de travail hebdomadaire de 55 heures, contre seulement six heures à travailler seuls. Quant aux employés du service public britannique, ils y consacrent 22 heures par semaine, contre 16 heures pour les salariés du privé.
32 % en profitent pour s'offrir une petite sieste !
Apparemment, les cadres français vivent mal cette profusion de réunions, si l'on en croit un sondage IFOP réalisé en mars 2014 : 9 cadres sur 10 se sont déjà sentis inutiles dans une réunion. Les trois quarts reconnaissent qu'ils y font parfois autre chose, la moitié a déjà donné une fausse excuse pour l'éviter… et 32 % en ont profité pour s'offrir une petite sieste !
« Dans les entreprises, c'est un serpent de mer, tout le monde dénonce la “réunionite”. On a fini par bureaucratiser les réunions qui se pratiquent à tous les niveaux de management et, malheureusement, enrayer le processus est très difficile », déclarait récemment le sociologue Jean-François Amadieu à l'AFP.
Des réunions où l'on se sent inutile
Faut-il condamner la réunion pour autant ? Professeur en management, Maurice Thévenet n'y va pas par quatre chemins dans une tribune publiée sur le site RH Info intitulée “Je hais les réunions”. Mais après avoir dit tout le mal qu’il en pensait, il reconnaît : « Dans des organisations complexes, avec tellement d’acteurs autour d’activités communes, il est de plus en plus indispensable de créer des lieux de rencontre et de clarification des objectifs et des dispositifs d’action partagés. Comme dans toute rencontre de face à face, la réunion permet de traiter des questions plus rapidement que par les moyens de communication classiques, même si se renforce actuellement, par les réseaux sociaux ou messageries instantanées internes, la rencontre virtuelle. »
Pour Patrick Bois, directeur d'Albus-Conseil, on confond le symptôme et le mal. « L'impression de trop plein provient de la faible qualité des rencontres ou de la multiplication des invitations à des réunions où l'on se sent inutile ». Une fois de plus, le modèle anglo-saxon est plébiscité : « Dans les pays anglo-saxons, les collaborateurs invités sont plus ordonnés et consensuels, alors qu'ici ils sont plus indisciplinés et moins méthodiques, ce qui explique que les réunions soient plus longues et moins pertinentes », estime Didier Noyé, auteur de “Réunionite : guide de survie pour améliorer la qualité des réunions”.
Un peu d'audace…
De fait, Maurice Thévenet dénonce des comportements déviants. Côté participants : les retards, le manque de préparation, l'utilisation du Smartphone… Côté managers, la peur de passer pour un autocrate les conduit à multiplier les réunions de consultation.
Ce sont les différences de point de vue qui créent l'intérêt d'une réunion
Patrick Bois suggère un peu d'audace : « La réunion est un outil de création de valeur ajoutée. Il ne faut donc pas hésiter à ce qu'elle soit polémique. Je suis un fervent partisan de l'antagonisme dans le respect. Ce sont les différences de point de vue qui créent l'intérêt de la réunion. De même, il faut être innovant, être capable de surprendre en cassant le sacro-saint Powerpoint ou la disposition autour d'un table. »
7 conseils pour une réunion efficace
- Avant de convoquer quiconque, réfléchir à son objectif. Une réunion est-elle vraiment indispensable ? Pourquoi ?
- Arriver à l’heure, commencer à l’heure, sans attendre les retardataires. Ne pas faire à ces derniers le cadeau d’un résumé des débats à leur arrivée.
- Ouvrir la réunion en en rappelant son objectif, les sujets traités, et la durée. Idéalement, écrire ces points sur un support fixe (paperboard). Le cas échéant, préciser le rôle de chacun : modérateur, présentateur(s), personne en charge du compte-rendu.
- Synthétiser chaque point avant de passer au point suivant.
- Terminer strictement à l’heure – préciser quand il ne reste que dix minutes.
- Remercier chacun pour son apport, faire le bilan de la réunion et fixer la prochaine étape.
- S’assurer que le compte-rendu parvienne aux participants dans les 24 heures.