Ecrit par Loizaïck • Le 31/01/2020

Bien préparer ses déplacements professionnels en 6 points

Découvrez comment anticiper ses déplacements professionnels. Voici notre guide en 6 recommandations.

Gestion de l'entreprise . Optimisation productivité

Professionnels : 6 conseils pour bien préparer ses déplacements

Un déplacement professionnel est souvent un enjeu important pour une entreprise : signature éventuelle d’un nouveau contrat, présentation d’un nouveau produit, conférence sur différents travaux. Afin de rester concentré sur l’essentiel, votre voyage doit être bien préparé. Voici 6 conseils pour un déplacement professionnel serein et réussi.

1- Pour un déplacement professionnel réussi : bien définir ses objectifs en amont

Un déplacement professionnel nécessite une bonne préparation de la politique et des informations concernant le voyage. Le but du déplacement et ses enjeux doivent être définis clairement afin de ne pas dévier de ses objectifs de travail. Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons également de fixer un coût global du séjour. À partir du budget qui vous est alloué dans le cadre de votre travail, vous pourrez ainsi décider de la durée de votre déplacement et de la somme dont vous disposerez sur place.

2- Se renseigner sur les formalités : éviter les mauvaises surprises

Avant chaque voyage dans les limites d’une activité professionnelle, il est important de se renseigner sur les formalités obligatoires, surtout lorsque vous partez à l’étranger. Est-ce que le pays dans lequel vous vous déplacez nécessite un visa, un passeport ou une carte d’identité seulement ? Pensez à vérifier la date de validité de votre passeport et de votre carte d’identité. En effet, certaines destinations demandent que le passeport soit valable encore 3 à 6 mois après la date de votre retour. Dans certaines régions du monde, des vaccins sont obligatoires, renseignez-vous auprès des services médicaux français avant votre déplacement, afin de savoir si vous êtes concerné.

3- Anticiper son séjour sur place : optimiser ses déplacements professionnels

Lorsque vous voyagez dans le cadre d’une activité professionnelle, il est important d’anticiper certains évènements. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et votre organisation vous évitera quelques mésaventures.

Frais bancaires et plafond de retrait, pensez-y avant votre départ

Un déplacement professionnel engendre souvent des frais supplémentaires (restaurant, location de voiture...) : pensez à augmenter le plafond de retrait de votre carte bancaire si cela est nécessaire. Cette simple démarche vous évitera de vous retrouver sans moyen de paiement. Renseignez-vous également sur les frais bancaires que votre banque applique lors de retraits ou de paiements. Il peut être plus avantageux de retirer de l’argent avant votre déplacement pour le convertir ensuite en monnaie locale.

Préparez vos déplacements et vos rendez-vous sur place

Il est important de vous familiariser le plus tôt possible avec le lieu où vous allez séjourner, et de faire des choix qui faciliteront vos déplacements. Vous aurez ainsi des repères et vous pourrez vous déplacer plus rapidement une fois sur place :

 

  • Localisez les différents endroits où vous devez aller (lieu du rendez-vous, aéroport ou gare…) et déplacements que vous devrez effectuer.
  • Choisissez un hôtel ou un domicile facilitant vos trajets, il peut être proche de votre lieu de rendez-vous ou proche des transports.
  • Plusieurs réunions ou rendez-vous sont prévus dans la même ville par votre employeur ? Essayez de tout regrouper le même jour ou au même endroit afin d’optimiser vos déplacements et votre temps.
  • Préparez tous vos déplacements et anticipez en premier les temps de transit ainsi que les moyens de locomotion publics ou privés que vous allez prendre afin d’éviter d’être en retard : est-ce que l’on vient vous chercher ? Est-ce que vous allez utiliser le métro, avoir besoin d’un taxi ou vous déplacer à pied ?
  • Imprimez un plan du lieu où vous allez séjourner et indiquez l’ensemble des trajets que vous allez devoir effectuer.

Encadré : Les infos pratiques à vérifier avant votre départ :

Nous vous conseillons de vous informer sur les coutumes du pays. Elles peuvent parfois être très différentes de celles de votre pays d’origine. Une petite préparation ou une mise au point peut être nécessaire. Renseignez-vous également sur la politique des prises électriques, vous aurez peut-être besoin d’un adaptateur pour vos appareils électroniques.

4- Un trajet bien préparé pour un déplacement professionnel serein

Partir en déplacement professionnel implique un voyage qui peut parfois durer plusieurs heures. Voici quelques règles importantes pour bien préparer votre trajet :

  • Le moyen de transport utilisé doit être adapté à votre budget et à la distance
  • Imprimez vos réservations dès que vous les recevez
  • Définissez l’heure de départ de votre lieu de travail ou de votre domicile (arriver 2 h avant pour l’avion, 20 min pour le train…)
  • Renseignez-vous sur l’état du trafic : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de départs en vacances ?
  • Si vous voyagez en voiture : notez les pompes à essence et les restaurants sur la route afin de vous arrêter toutes les 2 h.
  • Téléchargez les cartes GPS pour pouvoir les consulter hors connexion.

5- Partir l’esprit tranquille : anticiper son absence au bureau

Si vous avez un voyage professionnel de prévu, cela signifie que vous allez devoir vous absenter pendant plusieurs jours de votre lieu de travail habituel. Afin d’anticiper votre absence, voici quelques conseils :

  • Prévoir des e-mails automatiques dans le cas où vous ne serez pas joignable dans l’exercice de votre activité.
  • Prévoir de déléguer les tâches urgentes aux collègues qui resteront sur place si nécessaire.
  • Vérifier qu’aucun rendez-vous nécessitant votre présence n’ait été prévu durant votre absence sur votre lieu de travail.
  • Organiser une réunion juste avant votre départ, afin de s’assurer que tout sera bien pris en charge.

6- Une dernière vérification la veille pour ne rien oublier

Afin que tout soit prêt le jour J, il est important de faire une dernière vérification des informations avant votre départ. Voici une check-list non exhaustive, qui vous permettra de faire le point la veille de votre voyage :

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses et activités.

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses.

  • Vérifiez que vous êtes bien en possession de tous vos documents administratifs et qu’ils sont valides : passeport, visa, billet d’avion, réservation d’hôtel…
  • Confirmez votre venue aux personnes sur place.
  • Prévoyez de bien vous reposer la veille, surtout si vous devez conduire.
  • Imprimez vos billets et réservations d’hôtel.
  • Regardez l’état du trafic aérien, routier ou ferroviaire : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de forte affluence ? Vous devrez peut-être partir plus tôt de chez vous.
  • Préparez une petite trousse de secours dans votre bagage afin de vous soigner en cas de maladies bénignes ou des blessures légères (Doliprane, sparadrap…).
  • Prévoyez de l’argent en liquide pour le trajet.

Bien préparer ses déplacements professionnels en 6 points