Définir des règles précises pour les voyages d’affaires permet de mieux maîtriser le budget alloué aux déplacements professionnels de l'entreprise. Une ligne directrice sans ambiguïté, couplée à un bon outil de gestion des réservations et à un contrôle régulier, assure une politique de voyages d'affaires optimisée, avec des coûts contrôlés et des voyageurs satisfaits.
Pour vous aider à définir une politique voyage efficace, voici quelques astuces :
- Établir des règles claires et réalistes
- Partez d’une analyse de l'existant pour construire une politique réaliste qui tienne compte des contraintes de l'entreprise. Un audit des pratiques et des postes de dépenses permet de repérer les abus et de comprendre les habitudes des collaborateurs.
- Définissez vos objectifs en prenant en compte la culture de l’entreprise (baisse des coûts, politique de RH favorisant le confort des collaborateurs, sécurité des collaborateurs lors de leurs déplacements, RSE et développement durable,...).
- Fixez des règles simples pour les transports, l'hôtellerie, l'automobile,... Vous pouvez par exemple imposer des billets de seconde classe pour les trajets de moins de 3 heures et n’autoriser la première classe que pour les trajets plus longs.
- Distinguez différentes catégories de voyageurs et fixez les règles liées aux frais annexes (hôtel, taxi, restauration...). À noter : les tarifs des grandes villes sont différents de ceux de la province. Cet élément est à prendre en compte dans l’établissement des montants autorisés.
- Rédigez une politique de voyages simple et claire et diffusez-la dans les différents services concernés. Pour être appliquée, la politique de voyages doit être connue de tous. En utilisant un outil de réservation en ligne, vous facilitez son respect car l’application n’autorisera pas les dépassements de budget ou enverra une demande d’autorisation à la hiérarchie.
- Utiliser un outil digital de gestion
Dotez-vous d'outils informatiques pour faire appliquer votre politique et la contrôler.
Les plateformes de réservation en ligne donnent accès à un large contenu : offre tenant compte des disponibilités, tarifs négociés, etc. De plus, il est possible de paramétrer les règles de la politique de voyage dans l'espace dédié à l'entreprise pour en systématiser l'application. Le suivi en temps réel évite également les mauvaises surprises au moment de la facturation.
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