Télétravail Edenred

Favoriser l’intégration des nouveaux télétravailleurs

Les périodes de confinement ont modifié les processus d’intégration des nouveaux collaborateurs dans les entreprises. Comment préserver une ambiance et lien social avec ses collègues même à distance ?
#dematerialisation #Télétravail #Motivation salaries #intégration
15 février 2021
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Les phases de confinement ont bouleversé les processus d’intégration des nouveaux collaborateurs dans les entreprises. Le télétravail généralisé a vidé de nombreux bureaux, et trouver ses marques lorsqu’on arrive dans ces conditions n’est pas facile. Des services en ligne ont fait leur apparition pour favoriser la prise de poste des nouveaux recrutés. Ils permettent aussi de préserver une certaine ambiance de travail, même à distance.

Digitaliser son processus d’onboarding

Le processus d’onboarding consiste à structurer l’intégration des nouveaux collaborateurs. Il prend de plus en plus d’importance chez les employeurs qui, auparavant, avaient tendance à concentrer tous leurs efforts sur le recrutement. Près de 65 % des entreprises n’ont pas de processus d’intégration, alors que 45 % des démissions ont lieu la 1re année (1). Ce parcours prend différentes formes, depuis la journée d’intégration à la visite des locaux, en passant par des rendez-vous de suivi réguliers avec son manager et l’attribution d’un parrain dans l’entreprise.

De nombreux logiciels sont progressivement apparus pour digitaliser le processus d’intégration : Teelt, Hey Team, Welcom’app, Workelo. Destinées aux services des ressources humaines, ces applications automatisent un certain nombre d’étapes. Il s’agit notamment des aspects administratifs et matériels, comme la préparation des outils informatiques, la transmission des contrats ou les lettres de mission.

Dans le contexte de télétravail généralisé dû au confinement, ces solutions ont permis de développer l’onboarding en ligne des nouveaux collaborateurs. Les journées d’intégration se sont transformées en webconférences et en visites virtuelles, le mentorat et les conseils de la part du management s’effectuent par visioconférence, par mail ou via une messagerie instantanée comme Slack. De quoi assurer au mieux les premières semaines de la nouvelle recrue. 

En télétravail, il est particulièrement important que le nouveau collaborateur ne rencontre aucun problème technique lors de son premier jour. L’onboarding va par exemple prévoir en amont :

  • l’envoi d’un ordinateur au domicile du télétravailleur ;
  • la réalisation d’un test de connexion pour vérifier les codes d’accès et le bon fonctionnement du matériel ;
  •  l’organisation d’une visioconférence en partage d’écran pour permettre la formation de la nouvelle personne en poste, présenter les outils et logiciels utilisés par l’entreprise.

Certaines applications comme Workelo vont plus loin en offrant un parcours d’intégration ludique basé sur la gamification et les serious game (challenges, récompenses, trophées à remporter…). Cette ludification immerge le nouvel arrivant en lui permettant de prendre en main son poste dès son arrivée. Il fait connaissance, à travers le jeu, avec ses collègues et apprend à utiliser les outils de travail de l’entreprise. Il est ainsi plus rapidement opérationnel et donc plus efficace. Il faut en général 8 mois à un nouveau recruté pour se sentir à l’aise dans son entreprise (2).

Organiser des déjeuners entre collègues

La digitalisation de l’intégration ne doit pas remplacer les relations humaines, elle vient en complément. Il est important de favoriser les échanges informels entre le nouveau collaborateur et ses collègues, directs ou indirects. Ces contacts passent notamment par la pause déjeuner. Cependant, lorsqu’un grand nombre de salariés est en télétravail, il n’est pas évident de trouver quelqu’un avec qui partager son repas, surtout lorsqu’on fait ses premiers pas dans la société.

La fonctionnalité « Dej’ entre collègues » de l’application MyEdenred permet par exemple de se mettre en contact avec d’autres salariés de l’entreprise présents au bureau et qui n’ont pas envie de manger seuls. L’application MyEdenred permet aussi de trouver un restaurant qui accepte la carte Ticket Restaurant.

Certaines applications comme Donut sur Slack sélectionnent aléatoirement quatre personnes d’équipes différentes au sein de l’entreprise. Plusieurs créneaux sont proposés afin qu’ils se rencontrent virtuellement autour d’un déjeuner ou d’un café. Cela permet de décloisonner les services et de faire connaissance avec d’autres collègues.

Utiliser des outils de réunion digitale

Les rencontres visuelles restent idéales pour intégrer le nouveau collaborateur dans son équipe dès le premier jour, même à distance. Cela permet de mettre un visage sur un nom et humanise les échanges.

De nombreuses plateformes de webconférence existent pour organiser les réunions digitales : Google Meets, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Klaxoon… Grâce à ces outils, l’employeur peut envisager, lors de la période d'intégration d'un nouveau collaborateur, une visite virtuelle des locaux ou une réunion d’accueil et de présentation le premier jour de travail. Pendant le confinement, certaines entreprises ont mis en place des pauses café virtuelles, en visioconférence, qui restent d’actualité lorsque les collègues sont en télétravail. Les collaborateurs peuvent aussi travailler ensemble grâce à des sessions de coworking à distance.

Les outils de messagerie instantanée professionnelle comme Slack sont également importants pour les conversations informelles. Ils permettent au nouveau collaborateur de poser des questions directement à son responsable ou à un collègue sans utiliser le mail. Ces applications sont de véritables communautés virtuelles d’échanges et de discussions. Or, c’est cette dimension qui manque le plus lorsqu’on est en télétravail.

Le numérique ne remplace pas l’humain, mais il permet de garder du lien entre les collaborateurs. Organiser des réunions, des moments de convivialité informels à distance et bien documenter les processus internes de l’entreprise sont les clés d’une bonne intégration des nouvelles recrues.


(1) https://blog.flatchr.io/meilleurs-outils-onboarding-rh

(2) https://www.beedeez.com/blog/comment-reussir-son-processus-donboarding-digital