La gestion des ressources humaines ne prend pas de vacances. Certaines questions sont mêmes spécifiques aux périodes estivales. Comment gérer son équipe, tout en n'oubliant pas de décrocher ? Nos conseils pour réussir son été.
Selon un sondage OnePoll réalisé pour lastminute.com auprès de 6 500 Européens*, plus d’un Français sur deux déclare avoir déjà été contacté par un collègue pendant ses vacances, et avoir travaillé en moyenne deux heures par semaine au cours de ses congés. 41 % ne trouvent pas anormal qu'on les y dérange. Les Français auraient-il du mal à décrocher réellement de leur travail ? Facilitée par les Smartphones, cette attitude ne ne cache-t-elle pas aussi une façon de se rendre indispensable ?
Éviter les surcharges de travail
Pour être essentielle, la pause estivale n'est régénératrice que si elle marque vraiment une rupture. Mais pour partir l'esprit libre, encore faut-il anticiper son départ et éviter de laisser ses collègues submergés par les dossiers. « Il faut s'assurer que la charge de travail de ceux qui restent soit absorbable, explique François-Xavier Marchand, fondateur du cabinet Belledonne RH, spécialisé dans les relations humaines et la qualité de vie au travail. Certains métiers connaissent des pics d'activité pendant l'été. Dans l'immobilier, par exemple, les recherches restent nombreuses en juillet, alors que les effectifs dans les agences sont réduits. Il faut donc s'adapter, non pas seulement à une logique d'effectif, mais à une logique de mission. »
Garantir la paye
Pour les Ressources Humaines, les mois de juillet et août recèlent quelques spécificités, à moins que l'on ne ferme purement et simplement l'entreprise, ce qui ne peut pas se décider du jour au lendemain (voir plus bas).
Pour commencer, certaines actions récurrentes ne s'arrêtent pas au moment où tout le monde à la tête au soleil. Et non des moindres : « Nous gérons la paye en interne, témoigne Brigitte Riaud, responsable RH chez Toppan, une PME de 125 salariés spécialisée dans la fabrication de photomasques pour l'industrie électronique. Ma collègue qui gère la paye prend ses vacances en fonction. Elle ne peut jamais partir trois semaines d'affilée. »
Fixer des règles
Pour tous les managers, la période d'été représente souvent un casse-tête en terme de gestion des équipes. Cela suppose bien sûr d'anticiper au maximum, et il existe des outils informatiques pour faciliter la planification des vacances. Encore faut-il avoir fixé des règles précises sur la façon de poser les congés : le premier demandeur est-il le premier servi ? Les parents qui ne peuvent partir qu'en période de vacances scolaires sont-ils prioritaires ? Organise-t-on une rotation sur plusieurs années ? Car bien sûr, les départs en vacances ne doivent pas perturber le bon fonctionnement de l'entreprise.
Accueillir les nouveaux arrivants
Pour cela, on a souvent recours à du personnel intérimaire ou aux jobs d'été, sans oublier des stagiaires - une autre spécificité de la gestion des RH en vacances. « Il faut bien encadrer et accompagner ces jeunes qui n'ont pas l'habitude de travailler », souligne Brigitte Riaud.
La période des vacances est également propice aux mutations. « Il est important que le nouvel arrivant soit bien accueilli, insiste François-Xavier Marchand. Les premiers jours sont toujours importants pour la motivation. L'été est une période propice pour intégrer un nouveau salarié, car l'activité est plus réduite qu'à la rentrée. »
La vie ne s'arrête pas pendant l'été !
Attention également aux procédures en cours (un plan social, par exemple) dont certaines échéances peuvent intervenir en plein milieu des congés. Il convient alors que celui ou celle qui “garde la boutique” soit parfaitement au courant des démarches à effectuer.
Idem pour les recrutements en vue de la rentrée. Les cabinets sont-ils prévenus des absences et des consignes ont-elles été données ? Les candidats potentiellement intéressants sont-ils avertis de la date à laquelle leur dossier sera traité ? Les dates d'affichage sur les sites Internet sont-elle bien calées ? Autant de questions à se poser pour ne pas laisser échapper la perle rare.
Plus difficile à anticiper, les demandes de la maison mère surtout lorsqu'elle est américaine comme pour l'entreprise de Brigitte Riaud. « Les Américains n'ont aucune culture des grandes vacances, indique-t-elle. Par exemple, ils ne comprennent pas qu'il est peine perdue de vouloir diffuser de l'information à tout le personnel en juillet et en août. »
Partir l’esprit libre
Qu'on le veuille ou non, l'été, l'activité économique tourne au ralenti, les sollicitations deviennent moins nombreuses. L'ambiance au travail se fait souvent plus conviviale. Mais pour les vacanciers, l'important, c'est de partir l'esprit libre, à l'image de Brigitte Riaud : « On reste joignable, sur certains sujets particuliers ou, par exemple, pour retrouver un dossier imprévu à traiter en urgence. Mais pour le quotidien, on a pleine confiance dans le collègue qui reste. »
*Enquête réalisée auprès de 6 500 adultes actifs interrogés en ligne entre le 7 et le 14 août 2014 (2 000 personnes au Royaume-Uni, 1 000 en France, 1 000 en Allemagne, 1 000 en Italie, 1 000 en Espagne et 500 en Irlande).
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Fermeture estivale : consultez les délégués
La consultation des délégués du personnel est obligatoire pour fermer une entreprise l'été. L'avis doit même être conforme si cette fermeture entraîne le fractionnement du congé payé principal des salariés. Ce dernier doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre, période au cours de laquelle le salarié doit prendre 12 jours consécutifs. Le fractionnement du congé principal peut donner lieu à des jours de congés supplémentaires.
6 conseils pour partir en vacances l'esprit tranquille :
- Anticipez
Ne vous y prenez pas à la dernière minute pour donner vos consignes. - Sélectionnez les dossiers vraiment importants
Ne noyez pas votre équipe sous une tonne de consignes. - Déléguez clairement les responsabilités à chacun.
- Informez de votre absence vos principaux interlocuteurs.
Vous pouvez, en plus, enregistrer un message d'absence et une réponse automatique sur votre email. - Rangez vos dossiers et votre bureau pour que tout soit aisément accessible.
- Décrochez.
Plutôt que s'illusionner sur le fait de ne pas ouvrir son portable pendant toutes les vacances, fixez vous des règles (une fois tous les 2 ou 3 jours pendant une heure). Une façon de ne pas culpabiliser, tout en mettant votre cerveau au repos.