Réfléchir à son plan de communication interne
Informer les équipes en amont
L’idée est de prévoir la mise en place d’une organisation souple et flexible, et de la communiquer aux collaborateurs à tous les niveaux, dans l’idéal avant la reprise effective. Ainsi, chacun retrouve sa place au travail, en choisissant la formule qui lui convient en fonction de ses contraintes. Pour favoriser une reprise sereine des salariés dans les locaux de l’entreprise, il est essentiel pour les responsables de bien communiquer en amont sur les modalités de reprise. Différents canaux peuvent être employés, comme la réalisation d’un guide papier, sur l’intranet, ou lors d’une réunion afin de :
- répondre aux questions concernant l’éventuelle nouvelle organisation des locaux, les plages horaires obligatoires de présence sur site, les modalités du télétravail, etc. ;
- cerner les freins et les attentes des collaborateurs ;
- apporter le même niveau d’information à l’ensemble des salariés.
Communiquer sur les précautions sanitaires
De nombreux salariés appréhendent le retour au bureau par crainte du risque sanitaire. L’entreprise doit communiquer sur le maintien ou le renforcement des protocoles sanitaires pour garantir aux collaborateurs de travailler en sécurité. Les collaborateurs les plus anxieux pourront être orientés vers des cellules de suivi psychologique ou la médecine du travail.
Bon à savoir : La sécurité sanitaire sur le lieu de travail
Rappelons que la protection de la santé des salariés dans les locaux professionnels est une obligation réglementaire de l’employeur (Code du travail). Il est conseillé de conserver, à ce stade de la pandémie, des cycles de nettoyage et de désinfection réguliers des bureaux et ateliers. Les aménagements protecteurs de bureau (plexiglas, distanciation physique…) peuvent aussi être maintenus.
Adapter les locaux, les outils et méthodes aux nouvelles organisations de travail
Revoir l’organisation spatiale des bureaux
La tendance s’amorçait déjà avant les confinements, mais aujourd’hui l’open space n’est plus aussi prisé (3). Les locaux des entreprises doivent être reconfigurés pour s’adapter aux nouvelles conditions de travail. Les espaces collaboratifs sont à privilégier : salles de réunion, espaces de brainstorming, plateaux réduits pour travailler en petits groupes, etc. L’organisation spatiale des locaux administratifs peut s’inspirer des espaces de coworking, avec des aménagements conviviaux appelant à la collaboration.
L’entreprise peut aussi favoriser l’installation de bureaux satellites dans des locaux dédiés ou dans des espaces de coworking. Ainsi, elle permet aux collaborateurs résidant dans un même secteur de se retrouver pour travailler ensemble hors des locaux de l’entreprise.
Penser à de nouveaux outils pour la gestion des collaborateurs à distance
Pour ceux qui conservent des temps de travail à distance, l’entreprise pourra choisir la nouvelle solution Télétravail Edenred, qui permet à l’employeur de participer aux frais inhérents au télétravail. Grâce à un compte numérique relié à une plateforme de e-commerce, le télétravailleur pourra acquérir des consommables, des fournitures de bureau et des équipements. Le tout est financé par une subvention de 550 € maximum par an, versée par l’employeur.
Bon à savoir : Le travail hybride plébiscité par les télétravailleurs
Le travail hybride (par exemple 2 jours de télétravail et 3 jours au bureau) est la solution préférée de 86 % des télétravailleurs. Plus de la moitié d’entre eux (56 %) sont plus engagés et motivés lorsqu’ils travaillent sur site et 60 % considèrent l’entreprise comme un lieu d’échange et de convivialité (2). Les télétravailleurs apprécient de revenir dans les locaux de l’entreprise, sans pour autant vouloir abandonner le travail à distance.
Inciter les managers à adopter de nouvelles méthodes de travail
Pendant les confinements, le télétravail imposé a forcé la plupart des managers à gérer les équipes à distance, parfois sans formation. Pour autant, le retour au bureau ne doit pas signifier retour au management de proximité axé sur le contrôle. En effet, la distance a favorisé la responsabilisation des salariés et leur prise d’autonomie. Un retour en arrière pénaliserait la motivation et l’engagement.
Les managers peuvent mettre en place un nouveau mode de management basé sur la confiance et l’autonomie. Il s’agit avant tout :
- D’adopter une certaine agilité dans l’organisation du travail ;
- D’être souple, à l’écoute et réactif ;
- De définir les responsabilités de chacun dans l’équipe de manière précise.
Là encore, il est essentiel de fournir aux managers les bons outils leur permettant d’optimiser la gestion des équipes à distance, ainsi que la cohésion entre les télétravailleurs et les autres collaborateurs.
La motivation première des télétravailleurs pour revenir sur site est de retrouver les collègues et les interactions sociales. Mais les équipes placées en télétravail complet peuvent appréhender le retour au bureau. L’idée est de renouer des liens et de fédérer les équipes, mais aussi de tisser des relations avec les nouvelles recrues. Pour que les choses se passent le mieux possible, les entreprises doivent préparer ce moment afin qu’il soit synonyme de nouveau départ et non de retour à la normale. Il existe de multiples solutions pour favoriser la reprise et le travail hybride, mais chaque entreprise doit trouver la sienne. En effet, elle doit correspondre à son organisation, son histoire et sa manière de travailler.
(2) https://csa.eu/news/barometre-teletravail-annuel-2021/