;A découvrir dans cet article :
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Législation sur les frais de repas en 2023
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Barème des frais de repas 2023
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Frais de repas et travailleurs indépendants
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Ticket Restaurant® l'option privilégiée des salariés
Si vous êtes dirigeant d’entreprise ou responsable des ressources humaines, l'un des aspects essentiels d’une bonne gestion est de bien appréhender comment optimiser les coûts tout en offrant des avantages attrayants à vos collaborateurs. Un domaine qui offre des possibilités d'optimisation, est celui des frais de repas. Cet article vise à éclaircir les différents aspects de cette question en fournissant un aperçu détaillé de la législation, des options disponibles et des avantages associés.
Introduction aux frais de repas
Avec l'évolution du monde du travail et la généralisation du télétravail, les organisations sont de plus en plus amenées à repenser leur approche des coûts de repas. Par exemple, certaines entreprises commencent à fournir des tickets restaurant aux employés en télétravail, reconnaissant que ces employés ont aussi besoin de soutien pour leurs repas.
Les repas pris en dehors du domicile sont globalement plus onéreux que ceux pris chez soi. Ainsi, ces dépenses liées à l’activité professionnelle sont déduites dans les déclarations de revenus lorsqu'elles sont obligatoires et justifiées.
Toutefois, même en l’absence de justificatifs de coûts de repas, les collaborateurs d’une organisation peuvent déduire un prix forfaitaire du repas. Ce montant peut être réduit si vous participez en tant qu’employeur à l'octroi de titres-restaurant.
Sur présentation de justificatifs de notes de frais, votre collaborateur peut donc déduire la différence entre le prix réellement payé et le coût théorique d'un repas à domicile. Il est néanmoins important d’être rigoureux et de bien gérer les preuves des frais de repas.
Bien comprendre la législation sur les frais de repas en 2023
Le cadre législatif des frais de repas en entreprise est complexe mais essentiel à comprendre. En effet, l'article R3262-7 du Code du Travail dit que les employeurs peuvent financer les repas de leurs employés de deux manières principales :
● Par l'intermédiaire d'une cantine d'entreprise
● Via des titres-restaurant
La participation de l'employeur aux titres restaurant est exonérée de charges sociales, à condition qu'elle ne dépasse pas 60% du montant du ticket et que la contribution totale (employeur et employé) ne dépasse pas un certain plafond fixé chaque année.
Bon à savoir: Depuis le 1er octobre 2022, le plafond journalier d'utilisation des titres-restaurant est fixé à 25 €. Pour un titre à 11 €, l'employeur doit s'acquitter de 5,50 à 6,60 €, le salarié de 4,40 à 5,50 €. D'autre part, il est important de noter que les dépenses engagées par le biais des titres-restaurant ne peuvent pas être effectuées les jours de congés.
Barème et montant des frais de repas 2023
Évaluation forfaitaire de l'avantage en nature nourriture :
5,20 €
Limite d’exonération :
20,20 €
Montant maximal déductible par jour :
15,20 €
Quand il s'agit de déduire les frais de repas, vos collaborateurs peuvent déduire que le montant qui dépasse le coût d'un repas consommé à domicile de votre bénéfice.
L'administration fiscale établit annuellement ce coût de repas. Elle considère la part des dépenses correspondant aux frais de repas consommés chez vous comme une dépense à caractère personnel. Par conséquent, seule la fraction des frais qui excède ce coût est fiscalement déductible.
En 2023, le coût d'un repas pris à domicile est fixé à 5,20€ TTC. Ainsi, lors de la déduction de vos frais de repas, cette portion du coût du repas ne peut pas être prise en compte. Seul le montant qui excède les 5,20 € TTC est admissible pour la déduction fiscale.
La limite supérieure pour la déduction des frais de repas supplémentaires en 2023 est de 20,20 € TTC. Si vos dépenses excèdent cette somme, elles sont considérées comme excessives et doivent être justifiées par des circonstances exceptionnelles.
Vous devez être en mesure de prouver que les exigences de votre travail et les options de restauration disponibles près de votre lieu de travail justifient des dépenses plus importantes.
Autrement dit, si vous franchissez cette limite, vous devrez fournir des explications détaillées pour pouvoir déduire la totalité de vos frais de repas supplémentaires.
Frais de repas et travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants soumis à un régime fiscal réel (BIC, ou BNC), peuvent déduire leurs frais de repas supplémentaires de leurs revenus imposables, à condition de respecter certaines limites.
Pour pouvoir profiter de cette déduction, ils ne doivent pas être en mesure de retourner chez eux pour manger en raison de leur emploi du temps de travail ou de la distance entre leur domicile et leur lieu de travail.
La possibilité de déduire ces frais supplémentaires de leur revenu imposable est soumise à plusieurs conditions :
● les dépenses doivent être engendrées par l'exercice de la profession et non pas par un simple choix personnel ;
● les frais doivent être en lien avec l'écart entre le domicile et le lieu de travail ;
● les dépenses doivent être justifiées par des documents tels que des factures, des notes de frais, des tickets ou une attestation du restaurateur. Ces documents doivent préciser la date, le lieu, la raison de la dépense et les personnes présentes.
Pour déterminer si la distance entre le domicile et le lieu de travail est "raisonnable", plusieurs facteurs sont pris en compte, notamment :
● la configuration de la zone urbaine ;
● l'emplacement des clients ;
● la nature de l'activité exercée ;
● l'horaire de travail de l'employé
Ces quatre critères sont analysés au cas par cas.
Les options de frais de repas : Cantines d'entreprise versus titres-restaurant
La cantine d’entreprise
La cantine d'entreprise est une solution souvent adoptée dans les grandes organisations. En effet, elles permettent de contrôler plus facilement la qualité et le coût des repas, tout en créant un espace pour la socialisation des employés.
Toutefois, elles peuvent représenter un investissement important en termes d'infrastructure, de personnel et de gestion.
Les titres-restaurant : l'option privilégiée des salariés
A contrario, Ticket Restaurant® offre une plus grande flexibilité. La solution permet aux salariés de choisir où et quand ils veulent manger, tout en bénéficiant d'une contribution de leur employeur. Les titres restaurant sont généralement financés conjointement par l'employeur et le salarié. La contribution de l'employeur s'élève entre 50% et 60% du montant du titre.
Ticket Restaurant® présentent de nombreux avantages pour les organisations de toutes tailles. En plus de la flexibilité, la solution offre des avantages fiscaux intéressants. La contribution de l'employeur est exonérée de charges sociales jusqu'à une certaine limite, ce qui peut représenter une économie significative.
Ils peuvent également être un outil efficace pour attirer et retenir les talents. En effet, ils constituent un avantage social attrayant pour les salariés, qui peuvent les utiliser dans une grande variété de restaurants, de supermarchés et même sur les plateformes de livraison.
Pourquoi choisir Edenred pour les frais de repas?
Edenred est leader sur le marché du titre restaurant, c'est LE partenaire de confiance des organisations cherchant à gérer efficacement leurs frais de repas.
En effet, Edenred offre une gamme diversifiée de solutions, notamment des titres restaurant via sa solution Ticket Restaurant®. Cela offre une grande flexibilité aux salariés, leur permettant de choisir où et quand ils souhaitent prendre leur repas.
Par ailleurs, avec Edenred, la gestion des coûts de repas devient un processus simple et fluide. En tant qu’employeur, vous pouvez distribuer Ticket Restaurant® ou recharger les cartes de paiement de manière centralisée et automatisée, économisant ainsi du temps et des ressources.
Les solutions d'Edenred sont conçues pour maximiser les avantages fiscaux et sociaux pour les organisations. La contribution de l'employeur aux Ticket Restaurant® est exonérée de charges sociales jusqu'à un certain plafond, ce qui peut représenter une économie significative pour votre organisation.
Enfin, Edenred s'engage à promouvoir des habitudes alimentaires saines et durables. En optant pour Edenred, vous soutenez ces valeurs et renforcez votre image de marque en tant qu'employeur responsable.
Foire aux Questions (FAQ)
Quels sont les frais de repas en entreprise ?
Les frais de repas en entreprise font référence aux coûts des repas des employés qui peuvent être pris en charge par l'employeur. Ces frais peuvent être couverts par une cantine d'entreprise, des titres restaurant ou des indemnités de repas pour les salariés en déplacement ou en télétravail.
Comment sont calculés les frais de repas ?
Les frais de repas sont généralement partagés entre l'employeur et l'employé. Dans le cas des titres-restaurant, l'employeur contribue entre 50% et 60% du montant du titre. Pour les cantines d'entreprise, l'employé paie généralement une partie du coût du repas, l'autre partie étant subventionnée par l'employeur.
Quels sont les avantages fiscaux liés aux frais de repas ?
La contribution de l'employeur aux Ticket Restaurant® est exonérée de charges sociales jusqu'à un certain plafond. Cette exonération peut représenter une économie significative pour l'organisation.
Comment les collaborateurs doivent déclarer leurs frais de repas sur leur déclaration de revenus ?
Sur le formulaire d'impôt 2042, ils doivent inscrire le total de leurs coûts de repas dans les lignes 1AK à 1DK sur la page 3, sans le déduire du montant indiqué aux lignes 1AJ à 1DJ.
Puis-je recevoir des titres resto si je travaille à distance ?
En règle générale, les Tickets Restaurant® ne sont pas distribués les jours de télétravail. Cependant, si le télétravail est imposé par l'employeur, ils peuvent être distribués.
Vos collaborateurs doivent-ils conserver les justificatifs de frais de repas ?
Oui, il est recommandé de conserver les justificatifs des coûts de repas pendant au moins 3 ans, en cas de vérification par l'administration fiscale.
Quels sont les avantages pour l'entreprise d'utiliser Ticket Restaurant® ?
Les titres Ticket Restaurant® offrent une plus grande flexibilité aux employés, des avantages fiscaux pour votre entreprise et peuvent constituer un avantage non salarial attractif pour attirer et retenir les talents.
A retenir :
👉 Les frais de repas professionnels ne doivent pas être un casse-tête pour l'employeur. L'entreprise peut à tout moment faire appel à Edenred Ticket Restaurant® pour la gestion des repas de ses salariés.
👉 Le montant maximal pour l'exonération des indemnités de frais de repas est fixé à 20,20 euros TTC en 2023.
👉 Les travailleurs indépendants aussi peuvent déduire leur frais de repas, sous certaines conditions, telles que la justification par le biais de notes de frais par exemple.